Perihal Sekretariat Paroki HKY Surabaya

Peran sekretariat paroki cukup vital dalam karya pastoral gereja, terutama yang menyangkut administrasi, dokumentasi dan kesekretariatan (surat-menyurat cetak dan elektronik, undangan, dan penjadwalan). Kehadirannya membantu, memperlancar dan mempermudah reksa pastoral para imam dan dewan pastoral paroki. Secara praktis, sekretariat paroki adalah kepanjangan tangan dari pastor paroki dalam hal menyediakan data, bahan, catatan, dokumentasi dan arsip yang diperlukan untuk pelayanan pastoral bagi umat.

Sekretariat paroki juga menjadi “pintu masuk” bagi umat dan pihak luar paroki untuk berinteraksi, berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pihak terkait. Urusannya mulai dari pendaftaran penerimaan sakramen (Perkawinan, Baptis, Krisma), menerima dan mengarsip undangan dan aneka proposal, serta melayani bermacam kebutuhan umat untuk pelayanan di gereja.

Sekretariat paroki juga dapat disebut menyandang fungsi “humas” (hubungan masyarakat) sebagai pihak yang pertama kali berhubungan dengan pihak luar gereja dan menjalin relasi publik. Dalam sehari, sekretariat paroki bisa menerima puluhan telepon yang bertanya banyak hal. Mulai dari jadwal misa, informasi kegiatan sampai hal-hal kecil lainnya.

Pantaslah jika disebut bahwa “gereja yang ramah dan menyapa” pertama-tama diwakili oleh sekretariat paroki.

Sejak 3 Mei 2010, kantor sekretariat paroki HKY pindah dari lantai dua ke lantai satu bersebelahan dengan toko buku rohani “Varia Santa” dan kantin. Tiga orang staf sekretariat yang siap sedia melayani umat adalah Paulus Samijanto (55), Vincentius Supriyadi (42) dan Stefanus Sardjono (35).

Yang paling lama menjadi staf adalah Paulus Samijanto, yaitu sejak April 1976 di era penggembalaan romo Dibyokaryono sebelum menjadi Uskup Surabaya. Kini pria asli Klaten ini menangani keuangan, mewakili bendahara paroki.

Bagian pendaftaran sakramen perkawinan dilayani oleh Vincentius Supriyadi, kelahiran Wonogiri. Supri, panggilan akrabnya, menjadi staf sekretariat sejak Januari 2000. Selain urusan perkawinan dan Catatan Sipil, dirinya juga bertang-gung jawab mengatur jadwal pemakaian gedung gereja, jadwal adorasi dan administrasi umat lainnya.

Saat ditanya tentang kejadian berkesan selama mengurusi perkawinan, Supri menceritakan tentang seorang umat yang hendak menikah lagi setelah bercerai. Status perkawinan umat tersebut ternyata masih belum diputuskan oleh tribunal (pengadilan gereja) dan dengan begitu dia belum dapat menikah lagi secara Katolik. Supri lalu mengusahakan agar haknya sebagai warga negara dapat dipenuhi dulu lewat Catatan Sipil dan baru kemudian menyusul pengesahan perkawinan secara Katolik.

“Kasus yang paling sering adalah pasangan menunda perkawinan yang sudah dijadwalkan. Ada yang karena terkendala masalah prinsip (tidak direstui orangtua), ada juga yang karena masalah teknis (tidak cocok tanggal),” kata Supri.

Stefanus Sardjono yang akrab dipanggil Mbutut adalah staf yang paling “bungsu” bergabung di sekretariat. Ia diangkat sebagai staf sekretariat sejak 2006, setelah sebelumnya melayani di pastoran gereja.

Jika anda menelepon sekretariat paroki pada jam kerja antara pukul 07.00 sampai pukul 14.00, suara Mbutut-lah yang anda dengar. Pria asli Ponorogo inilah yang bertugas menerima telepon dan melayani pertanyaan-pertanyaan umat tentang banyak hal.

Selain itu, Mbutut juga dipercaya mengurusi administrasi dan dokumentasi gereja. Pengarsipan dan pencatatan di Buku Induk Baptis, Krisma, Kematian dan Perkawinan menjadi tanggung jawabnya. Jadwal misa, intensi dan surat-menyurat dan aneka pekerjaan kesekretariatan lainnya menjadi urusannya sehari-hari.

Sejak dicanangkan Arah Dasar (Ardas) Keuskupan Surabaya, kedudukan adminitrasi gereja mulai ditata dan dikelola agar dapat maksimal dalam melayani umat. Salah satu keunggulan Katolik (secara institusi) adalah kerapian dan ketertiban administrasi. Dalam hal ini, kita pantas berterima kasih pada para staf sekretariat paroki yang setiap hari bergulat dengan administrasi gereja.

Oleh : Yudhit Ciphardian

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


%d bloggers like this: